2016年8月10日 星期三
在與工作無關的情況下，一個人實在沒有理由擠爆免費的電子郵件信箱（例如Gmail，Yahoo或AOL）爆滿。然而，我遇到一位樂齡學生，他向我展示了他超級爆滿的Gmail收件夾...我開始試圖去了解樂齡學生們，到底是如何使用他們的電子信箱，以及他們使用電子郵件的行為；漸漸地，我意識到樂齡朋友們，不太會管理電子郵件信箱。
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| photo by NEC Corporation of America with Creative Commons license |
樂齡電子郵件使用者，大致可分為兩類：「難以割捨型」和「未雨綢繆型」。如果您喜歡保留所有的電子郵件，您可能是「難以割捨型」；如果您在閱讀郵件後，擔心免費電子郵件帳戶爆滿，習慣性刪除電子郵件，那麼您可能是「未雨綢繆型」。
其實整一下使用習慣，就可以讓使用電子信箱時更加輕鬆了。先來了解基本原則，這樣就能夠了解哪些電子郵件可保留、那些應該刪除；跟著以下規則做，您將不再需要擔心空間的問題，簡單輕鬆地維持電子郵件的『健康』。
基本原則：
第一，只有文字的電子郵件，並不會佔用太多的空間。因此對於這樣的電子郵件，你有足夠的空間可以永遠保留它們。
第二，在電子郵件帳戶中會佔用大量空間是pdf文件和照片這類型的檔案。您可以用雲端硬碟或FB和朋友分享這些文件和照片，這樣不僅可以拉近自己和朋友的關係，也可以讓電子郵件信箱更佳健康。
從今天起，請您遵循以下兩個規則：
1. 停止直接發送照片到電子信箱：開始使用雲端分享，提供雲端硬碟的連結，或是用FB分享照片。（有哪些提供免費照片儲存空間服務呢？例如：DropBox，Flickr和Google+照片。）
2. 使用雲端硬碟發送ppt檔：分享影像檔或含照片的簡報ppt檔，請先將影像或ppt上傳到雲端硬碟儲存；這樣只需將共享連結透由電子郵件傳送給收件者即可。
當然，這兩個簡單動作並不會立刻停止您的朋友持續向你發送更多佔用超大空間的電子郵件，但是我們都知道，『改變從自己開始』。
另外，使用雲端硬碟的連結或是FB分享照片的好處是，多年後沒有人可以拿您和老情人的照片來取笑您（當然先決條件是，收件人未下載或不曾截圖下來囉！），因為您隨時隨地都可以從雲端硬碟或FB撤下自己不喜歡的照片。
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